檔案集中統(tǒng)一管理的意義在于,維護(hù)檔案的完整,保護(hù)檔案的安全。我國《檔案法》明確規(guī)定:"對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何人不得據(jù)為己有。"
在實(shí)際工作中,不實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理,弊多利少。各部門積累的檔案資料,由自己保管,雖然暫時(shí)用起來方便,可隨時(shí)間推移,人員變動(dòng),使一些重要的檔案材料逐漸破損或丟失,給今后查閱工作帶來困難。不實(shí)行集中統(tǒng)一管理,不利于領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)、正確決策,不利于對檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞。